3 tips voor het up-to-date houden van je AVG-beleid

02-10-2023 - Het is belangrijk dat je een goed AVG-beleid hanteert, zodat je voldoet aan de privacywetgeving. Welke regels voor jouw onderneming gelden, is afhankelijk van de bedrijfsvoering. Wanneer er dus iets verandert in jouw bedrijfsvoering, moet er wellicht ook iets veranderen in jouw AVG-beleid. Het is dus belangrijk dat je regelmatig controleert of jouw AVG-beleid nog up-to-date is. In dit kennisdocument krijg je daarom een aantal tips voor het up-to-date houden van je AVG-beleid.

Tip 1. Controleer regelmatig of je op de juiste manier informeert over het gebruik van persoonsgegevens

Wanneer je persoonsgegevens van iemand gebruikt, moet je diegene hiervan op de hoogte stellen. Het is belangrijk dat je dit altijd op de juiste manier en op het juiste moment doet. Soms gaan klanten namelijk pas op een later moment gebruikmaken van een bepaalde dienst, waardoor je persoonsgegevens intensiever of op een andere manier gaat verwerken. Controleer je AVG-beleid hier dan ook regelmatig op.

Voorbeeldje:

Je hebt een website waarop klanten een account kunnen aanmaken. Wanneer een klant een account aanmaakt op jouw website, verwerk je persoonsgegevens van deze klant. Hier stel je de klant van op de hoogte met een privacyverklaring. In deze verklaring leg je uit dat de persoonsgegevens van klanten die zich abonneren op de nieuwsbrief worden gedeeld met een derde, omdat deze derde partij de nieuwsbrief uitbrengt.  De klant schrijft zich echter pas op een later moment in voor de nieuwsbrief.

Je moet de klant nu opnieuw op de hoogte stellen van het delen van de persoonsgegevens met een derde partij, ook al heb je dit al eerder gedaan. Het is namelijk van belang dat je jouw klanten op de hoogte stelt op het moment dat dit relevant is voor de klant.

 

Tip 2. Zorg ervoor dat de informatie over het AVG-beleid beschikbaar is in alle talen van de landen waarin je diensten verleent.

De privacyverklaring moet leesbaar zijn voor al je klanten. Dit betekent onder andere dat de privacyverklaring beschikbaar moet zijn in iedere taal waarin jouw dienst of product wordt aangeboden. Wanneer jouw dienst of product beschikbaar wordt in een nieuwe taal moet je dus ook de privacyverklaring vertalen.

Voorbeeldje:

Je verkoopt producten via een website. De website is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. De producten kunnen namelijk ook naar Frankrijk en Engeland worden verzonden. Je biedt de privacyverklaring dan ook aan in het Nederlands, Frans en Engels. Na een uitbreiding van de website is jouw product ook beschikbaar in Duitsland. Je dient de privacyverklaring na de uitbreiding daarom ook aan te bieden in het Duits.

 

Tip 3. Deel de updates in jouw AVG-beleid ook mee aan jouw klanten.

Soms voer je veranderingen door in jouw AVG-beleid. Je gaat bijvoorbeeld de persoonsgegevens van klanten op een andere manier verwerken. Het is belangrijk dat je klanten hiervan op de hoogte stelt. Stuur klanten hierover een e-mail of plaats een pop-up op de website.

 

Vragen?

Heb je vragen over jouw AVG-beleid? Of moet je nog een AVG-beleid opstellen? Wij helpen je graag! Stel een vraag via juristen@rechtdirect.nl.

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.