18-02-2019

Wanneer je als ondernemer diensten en/of producten levert, is het handig om alles met betrekking tot de verkoop en de levering vast te leggen in algemene voorwaarden. Maar hoe stel je deze voorwaarden op en waar moeten ze aan voldoen?

Algemene voorwaarden | Waarom zijn ze zo belangrijk en hoe hanteer je ze?

Wanneer je als ondernemer diensten en/of producten levert, is het handig om alles met betrekking tot de verkoop en de levering vast te leggen in algemene voorwaarden. Maar hoe stel je deze voorwaarden op en waar moeten ze aan voldoen?

In algemene voorwaarden kun je zaken zoals aansprakelijkheid, bedenktermijnen, garantie en de manier van betalen vastleggen. Door het hanteren van algemene voorwaarden wordt duidelijk welke rechten en plichten jij en je klant hebben. De zogenaamde ‘kleine lettertjes’ besparen je een hoop tijd en klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Daarnaast kunnen algemene voorwaarden de risico’s die je als ondernemer loopt verkleinen. Het opstellen van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wel slim!

Wanneer?

Het is belangrijk dat je jouw algemene voorwaarden op een goede manier gebruikt. Om je algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn op de overeenkomsten die je sluit, is het van belang dat je deze algemene voorwaarden vooraf van toepassing verklaart . Ook is essentieel dat jouw klant ze accepteert (‘aanvaardt’). Jouw klant moet dus de algemene voorwaarden hebben kunnen lezen vóór het tot stand komen van de overeenkomst.

Wanneer je de algemene voorwaarden past meestuurt bij de factuur, is dit te laat! Dan is de overeenkomst immers al tot stand gekomen. Wanneer je dit wel doet, loop je het risico dat de algemene voorwaarden vernietigbaar zijn.

Van toepassing verklaren

Om  ervoor te zorgen dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst(en) die je sluit, moeten deze voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn verklaard. Dit doe je door een standaardzin op te nemen in een overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging. Met deze standaardzin laat je klant weten dat je algemene voorwaarden hanteert en dat als de klant zaken met jou wil doen, hij hiermee akkoord moet gaan.

Acceptatie van de algemene voorwaarden

De volgende stap is dan dus, dat de klant akkoord moet gaan met de algemene voorwaarden. De klant is namelijk pas gebonden aan de overeenkomst tussen jullie als de algemene voorwaarden duidelijk kenbaar zijn gemaakt. Je kunt de algemene voorwaarden duidelijk kenbaar maken door ze ter hand te stellen of mee te sturen. Hiermee geef je de klant de mogelijkheid om kennis te nemen van de algemene voorwaarden.

Er zijn verschillende manieren hoe je de algemene voorwaarden aan de klant ter hand kunt stellen namelijk,

• het fysiek geven aan de wederpartij;
• elektronisch toegankelijk maken op een door jou meegedeeld adres (hierbij is het van belang dat deze op een zodanige wijze beschikbaar worden gesteld dat de klant dit bestand kan opslaan en dus later nog terug kan lezen);

Tip: Neem de algemene voorwaarden op  in alle documenten waarin je diensten worden beschreven;
Tip: Neem een standaard verwijzing naar de algemene voorwaarden in jouw e-mails op.

De klant hoeft jouw algemene voorwaarden niet per se schriftelijk te bevestigen. Zo kun je op een offerte bijvoorbeeld een bepaling opnemen dat bij het akkoord gaan met de offerte de gehanteerde algemene voorwaarden geaccepteerd worden. Wanneer de klant dan een schriftelijk akkoord geeft op de offerte, is er automatisch akkoord gegeven op de algemene voorwaarden.

Tip

Recht Direct adviseert je in de algemene voorwaarden een bepaling op te nemen voor het geval de klant ook algemene voorwaarden hanteert, de zogenaamde ‘battle of forms’. Zorg ervoor dat je nadrukkelijk zegt dat de voorwaarden van de andere partij niet aan de orde zijn en geef aan dat jou algemene voorwaarden van toepassing zijn. Vraag dan wel nadrukkelijk om aanvaarding van deze algemene voorwaarden.

Hulp nodig?

Mocht het nog niet helemaal duidelijk zijn  hoe de algemene voorwaarden precies in elkaar steken, wil je je algemene voorwaarden door ons laten controleren (of laten opstellen) of vraag je je af of je het op de juiste manier doet? Wacht dan niet af en neem contact met ons op om te zien waar wij jou mee kunnen ondersteunen. Je kunt ons bereiken via de helpdesk helpdesk@rechtdirect.nl of via telefoonnummer (0493 326688)

Meld je aan voor de nieuwsbrief!

Wil je op de hoogte blijven van de juridische ontwikkelingen? Meld je dan GRATIS aan voor de nieuwsbrief.

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.