Jouw medewerkers controleren, mag dat zomaar?

21-06-2021

De situatie:

De laatste tijd zien we steeds vaker uitspraken van rechters waarin het controleren van medewerkers centraal staat. Denk hierbij aan het controleren van de mailbox van een medewerker of het controleren van een medewerker door locatiegegevens van een voertuig bij te houden. Als je hiertoe overgaat, ga je al snel te ver. Je ‘verwerkt’ namelijk persoonsgegevens van een werknemer en vaak doe je dit zonder dat de ander daarvan op de hoogte is.

Vraag:

Ik wil mijn werknemer controleren; wat moet ik doen?

Nou zo dus:

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens; en ja, dus ook als je over wilt gaan tot het controleren van een werknemer. Een aantal van deze voorwaarden zijn:

• Noodzakelijk. Je kunt je wel voorstellen dat het controleren van een mailbox een ernstige inbreuk op de privacy van de werknemer kan opleveren. Uiteraard doe je dit niet zomaar. Vraag jezelf dus altijd af of er niet een andere manier is om het doel te bereiken.
• Gerechtvaardigd belang. Als je overgaat tot het controleren van een werknemer heb je hiervoor een reden. Ga voor jezelf na (en noteer dit) welk belang je hebt en of dit belang zwaarder weegt dan de inbreuk op de privacy van de werknemer.
• Informatieverplichting. Je dient jouw werknemers te informeren over wat wel en niet mag en dat controle mogelijk is en hoe de controle uitgevoerd kan worden.
• Grootschalige of structurele controle. Op het moment dat je van plan bent een grootschalige of structurele controle uit te voeren, dan gelden nog meer voorwaarden, maar die besparen we je.
• Controle zonder dat de werknemer hiervan op de hoogte is. Dit is alleen toegestaan als je weer aan de voorwaarden die hiervoor gelden voldoet.

Zoals je ziet, zijn er best wat voorwaarden voordat je tot controle over mag gaan.

Want anders:

Kan de Autoriteit Persoonsgegevens (toezichthoudende orgaan in Nederland) een boete opleggen. Dit kan tot erg hoge bedragen oplopen, dus houd je aan de regels! Verder kan de werknemer zelf een schadevergoeding vorderen.

Actiepunten

Ga niet zomaar over tot het controleren van jouw werknemers. Als het echt nodig is, houd je aan de voorwaarden en schakel hulp in. Wat je na het lezen van dit artikel alvast kunt doen: ga na of je jouw werknemers geïnformeerd hebt over hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens van werknemers. Dit kan in het bedrijfsreglement of in een losse privacyverklaring.

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan ook contact op via marjolein@rechtdirect.nl of bel: 085 008 11 80.

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.